Messuosaston suunnittelu

Messuosaston suunnittelu

Koska kaikki muutkin ovat siellä

Olipa kerran suuren yhtiön ihan tavallinen myyntijohtaja, Pasi nimeltään. Eräänä päivänä maajohtaja, Herra Iso Pomo, virkkoi hänelle: ”Kuulin, että tulossa on messut, onko se meidän paikkamme?” Myyntijohtaja mietti hetken, mietti toisenkin mitä kysyjälle vastaisi. ”Kyl maar meidän siellä pitäisi varmaan olla”, totesi hän. ”Miksi”, kysyi Iso Pomo. ”Noh, annoin itselleni kertoa, että kaikki meidän rakkaat kilvoittelijammekin ovat sinne kokoontumassa. Pois emme varmaan olla voi mekään. Jokuhan voisi luulla, että meillä menee huonosti.”

Niinpä Pasi huomasi työlistalleen ilmestyvän kolmen päivän matkan, jota messureissuksi kutsuttiin. Tutustui pikaisesti tapahtuman tietoihin, arpoi messuosaston (isohan sen pitää olla, kun iso on firmakin) ja varauksen yhteydessä laittoi rastin ruutuun ”valmisosasto”. Kiireisen tekijän aikaa kului minuuteissa viisi, ehkä jopa kymmenen, mutta sitten pystyikin puuttumaan seuraavaan keskeneräiseen asiaan. Messujärjestäjän lasku (45 931 rahaa) vielä pyörähti hyväksyttävänä ja se olikin myyntijohtajamme viimeinen muistikuva tapahtumasta pieneen hetkeen, jopa puoleen vuoteen.

Viikko, ehkä enintään kaksi ennen tapahtumaa myyntijohtaja huomasi kalenterissaan merkinnän. Messut. Pitäisi varmaan niillekin jotain tehdä. Niinpä lähti hän kyselemään tuotekehityksen teknikoilta, mitä he haluaisivat kertoa tulevasta. Ideoita löytyi, pari prototyyppiäkin matkaan tarttui.

Myyntiosastolta viemisiksi annettiin nippu esitteitä, uusi kamppis kuulemma. Sellainen, jolla myydään ja paljon. Tai ainakin niin markkinoinnin kaverit oli kertoneet. Ja hyvä kun esitteistä päästään eroon, ei heillä siellä myynnissä ollut aikaa niitä mihinkään laitella. Onneksi niin sanoivat, Pasi nimittäin muisti, että niitä promoihmisiäkin varmaan tarvittaisiin. Eihän nyt myyntijohtaja itse ehdi tavallisia tallaajia tapaamaan. Hetken luurinsa luetteloa selattuaan Pasi sai idean ja yksi jälleenmyyjistä mukaan houkuteltiin. Vähän oli kuulemma tiukka aikataulu, mutta kun hyvät alennukset luvattiin, niin ei niin tiukkaa ollutkaan. Vielä muisti Pasi majoituksen varata (oli yllättävän hinnakas hotelli, mutta syynä oli kuulema joku tapahtuma kaupungissa) ja puolen päivän tiukan suunnittelun ja aherruksen jälkeen myyntijohtajamme huokaisi ja tarttui seuraavaan ongelmaan. Iltayöhönhän siinä meni, mutta minkäs teet, oikeatkin työt on hoidettava.

Tuli messupäivän aamu. Myyntijohtajamme saapui messuille hyvissä ajoin, puoli tuntia ennen asiakkaita. Tuntenut juuri ketään, mutta jälleenmyyjä oli vaatettanut promopojat ja -tytöt omilla logovaatteillaan, joten Pasi tiesi heidän olevan oikealla osastolla. Ringissä, puhelimia räpläten, mutta hei – niinhän ne kaikki tuon ikäiset. Pasin oma päivä oli leppoisa, pari tuttua tuli vastaan ja yhdessä kävivät kal-kahvilla. Muitakin jälleenmyyjiänsä näki, mutta ilmeisesti hyvin meni koska kukaan ei ehtinyt hänen kanssaan jutella – ei kai muuten porukka kääntyisi ympäri juuri kun hän meinasi mennä juttelemaan. Pitkän päivän päätteeksi myyntijohtaja otti mukaan jälleenmyyjän ja pari hyvää kaveria, pitäähän sitä syömässä käydä. Ja sama uusiksi seuraavana päivänä parin tunnin unien jälkeen.

Messupäivän päätteeksi baariin
Viimeinen päivä päättyi, heipat sanottiin, esitteet roskiin kannettiin ja osastokin kait lajiteltiin. Protot sentään Pasi muisti laukun pohjalle heittää. Myyntijohtajamme kotiin pääsi ja ihmetteli, miten jotkut jaksavat kiertää useamminkin – hän ainakin nukkuisi seuraavan päivän. Se onnistuisi, koska vaimo oli luvannut viedä mukulat mummolaan koska ”isi haisee nyt vähän messuilta”. Meni aikaa hetki, ehkä toinenkin. Päivät painuivat jo unholaan, kunnes Isolta Pomolta saapui viesti ja kysymys: ”oliko messumatka antoisa”. Myyntijohtaja nopeasti pyysi kirjanpidosta laskelman (”oho – onneks luottokortissa ei ole limiittiä”) joka osoitti kuluja kertyneen kuusinumeroisen summan verran. Eikä alkanut ykkösellä.
Jäikö messuista käteen vain kuittirumba?

Kampanjatuotteiden myynti oli kyllä ollut hyvä, mutta jälleenmyyjälle annetun alennuksen jälkeen jokaisesta myydystä tuotteesta jäi käteen miinusmerkkinen summa. No mutta, sehän on vain markkinointikulu ja ainahan siivu markkinasta jotain maksaa. Jotain vielä muisti myyntijohtaja tapahtumaan liittyen. Joku jälleenmyyjä oli ollut hieman äkäinen, kun kilpailija oli saanut myydä tuotteita samalla hinnalla, mitä he itse niistä maksoivat. Olipa yksi jopa ilmoittanut vaihtavansa toimittajaa. ”Ainahan sitä vähän roiskuu, kun rapataan”, mietti myyntijohtaja. ”Ja pitäisihän niiden ymmärtää tällaista kampanjaluonteista tekemistä, ettei se nyt ole ”oikea” hintataso”. Arvonta sentään oli muistettu hoitaa ja palkinto lähettää. Arvontalipukkeetkin oli kärrätty johonkin. Kaiken tiedon kerättyään ja siitä olennaisen valittuaan, asteli hän Ison Pomon huoneeseen. ”Oliko hyvät messut”, kuului kysymys. ”Oli oli, meillä oli paljon hyviä keskusteluja” kuului kaiken kattava, saatavilla olevaan tietoon perustuva vastaus.

Messuosaston suunnittelu on muutakin kuin seinien värin valintaa

Liioittelulla hyvät tarinat syntyvät. Tämä tarina ei kuitenkaan ole hyvä. Siinä on nimittäin se ikävä puoli, että kaikki tämä on tapahtunut messujen yhteydessä – toivottavasti ei kuitenkaan yhdelle yritykselle yksien messujen aikana. Eihän?

Messut ja tapahtumat ovat mediana – oikein käytettynä – todella tehokkaita. Mutta kuten kaikki muutkin mediat, siihen tavoitteeseen pääseminen vaatii suunnittelua ja työtä.

Mennäkö messuille?

Ensimmäinen askel on selvittää, ovatko messut tai tapahtumat mediana oman yrityksen tarpeisiin. Jos ovat, pitää pystyä määrittelemään mitkä ovat ne oikeat tapahtumat, joihin osallistua. Sitten pitää miettiä, millaisilla tavoitteilla tapahtumaan lähdetään, miten niihin voitaisiin päästä, miten kaikki yhdistyy markkinointisuunnitelmaan, miten erottaudutaan muista ja miten kaikki osastolla olevat henkilöt palvelevat parhaiten tavoitetta.

Meillä on kokemusta tapahtumista jo 20 vuoden ajalta – Markolla tapahtumajärjestäjänä, Henrikillä messuosallistujana sekä tapahtumajärjestäjänä. Tiedämme messujen edut mutta pystymme myös kertomaan, milloin tapahtumat eivät ole yritykselle oikea media.

Olemme nähneet toimivia ja vähemmän toimivia osastoja. Olemme tutustuneet aggressiiviseen odottamiseen ja messuständin tangoon. Olemme tutustuneet hyviin ja vähemmän tehokkaisiin osastoilla oleviin henkilöihin.

Tunnemme asiakasvirtojen liikkeet ja tiedämme mikä merkitys näkyvyydellä on. Pystymme auttamaan sinua oikeiden messujen ja tapahtumien löytämisessä, tavoitteiden asennassa, osastosuunnittelussa, markkinoinnin suunnittelussa, henkilöstön kouluttamisessa – oikeastaan kaikessa, jolla tehostat tätä markkinointiponnistusta. Messuosaston suunnittelu vaatii siis muutakin kuin seinien ja maton valintaa. Mutta autamme toki niissäkin. 

Käytännössä voimme ohjata sinua kohti toimivaa ja kustannustehokasta tapahtumamedian hyödyntämistä. Tai voimme estää sinua käyttämästä rahaa turhuuksiin.

Ota yhteyttä ja sovi tapaaminen

Henrik Kalliola

Henrik Kalliola

Kotimaista ja kansainvälistä messukokemusta ja -näkemystä. 

Marko Toviakka

Marko Toivakka

Aloittanut tapahtumatuottajana vuonna 2003.