Kaikella on elinkaarensa - myös tapahtumilla
Vuodesta toiseen toistuva tapahtuma on erinomainen saavutus. Varsinkin messuista puhuttaessa menestys ei ole itsestään selvää. Hyvänä nyrkkisääntönä voidaan pitää sitä, että vasta kolmas tapahtuma kertoo menestymisen mahdollisuuksista. Toisaalta nykyinen sähköinen maailma pitää huolen siitä, että ihmiset etsivät jatkuvasti uutta – jotain, joka sykähdyttää, tarjoaa elämyksiä tai herättää mielenkiintoa.
Pysy hereillä
Tapahtuman osalta järjestäjän on seurattava herkeämättä yleisön reaktioita. Muutosten tekeminen on aloitettava jo ennen alamäkeä. Sen aistiminen, milloin lähestytään tapahtuman huippua, on järjestäjän ammattitaitoa – ja huipun lähestymisen tiedostaminen on erityisen tärkeää.
Toimi ennemmin kuin myöhemmin
Aika ajoin näkee tapahtumia, jotka ovat huipun ohittaneet ja alamäki on alkanut. Selkeitä havaintoja ovat kävijämäärän vähentyminen, negatiiviset kommentit somessa ja näytteilleasettajien luopuminen tapahtumasta. Tässä vaiheessa korjausliikkeen tekeminen on jo erittäin vaikeaa ja kallista.
Toisaalta toimenpiteet juuri ennen huippua ovat kaikkein tehokkaimpia. Tapahtumaa tuleekin kehittää jatkuvasti, jos sen halutaan pysyvän elossa.
Myytävä tuote - Tästä elementti kaikkiin artikkeleihin
Tilanneanalyysi ja kehitystoimenpiteet
Kun mietit omaa tapahtumaasi, tiedätkö missä vaiheessa olet menossa?
Jos olet liian ”sisällä” tapahtumassa, voi olla vaikeaa hahmottaa tilannetta. Silloin kannattaa ottaa ulkopuolinen tapahtuma-alan ammattilainen tekemään analyysiä.
Analyysin aikana kartoitetaan asiakkaiden ja yhteistyökumppaneiden mielikuva tapahtumasta sekä yrityksen oman henkilöstön fiilikset. Raportti toimii alustana kehitystoimenpiteille.
Kehitysvaiheessa autetaan asiakasta hahmottamaan seuraavat toimenpiteet ja sparrataan kehitysideoita.
Palvelu pähkinänkuoressa
Asiakasanalyysi
Tehdään kyselytutkimus asiakas- ja sidosryhmätahoille. Selvitetään mielikuva tapahtumasta ja verrataan sitä järjestäjän omaan mielikuvaan.
Kehitysvaihe
Luodaan etenemissuunnitelma tapahtuman kehittämiselle. Varmistetaan, että myynnin viesti on selkeä ja yhtenäinen.